Comment assurer la continuité des services publics ?
Publiée le 06/04/2020 -
Depuis le 17 mars les maires sont sur tous les fronts pour organiser la continuité des services publics. Difficultés, inquiétudes, responsabilités, parfois débrouille,… une fin de mandat inédite pour laquelle les élus s'impliquent par conscience et respect de l’intérêt général.
"Finir le mandat comme cela, je ne m’y attendais pas" soupire Jean-François Moisson, maire d’Houlgate. Même les meilleurs scénarios n’auraient prédit un tel dénouement au mandat 2014-2020 des 35 000 maires de France. Les élus mènent leur journée au gré des décrets gouvernementaux, qui ne sont pas toujours faciles à décrypter comme l’indique Christophe Bouillon, président de l’Association des petites villes de France. Maire rural, maire d’une grande ville, maire reconduit, en attente d’un 2nd tour ou battu le 15 mars, ils ont ce point commun de gérer la crise avec le dévouement qui les a motivés durant 6 ans. Bien souvent "la répartition des tâches et la gestion des priorités sont prévues dans les plans communaux. Les communes qui doivent improviser dépensent beaucoup d’énergie et peuvent perdre 10 jours dans leur gestion de crise", confirme Philippe Wimart-Rousseau, DGS de Cournon d’Auvergne. Le confinement révèle une nouvelle fois l’importance de mettre en place et d’actualiser les plans communaux de sauvegarde, piliers des organisations en temps de crise.
Même inoccupés en raison du confinement, vos bâtiments peuvent être l'objet d’actes de malveillance. Quelques conseils de prudence :
Vérifiez le bon fonctionnement des systèmes de détection existants incendie, intrusion, ainsi que le report à distance des alertes et l’actualisation du personnel d’astreinte (élus, agents) en capacité de recevoir et gérer les appels.
Mettez en place des rondes quotidiennes afin d’identifier le plus en amont possible les anomalies éventuelles (vitres, portes cassées…) et y remédier rapidement (une mise à jour des consignes de surveillance est recommandée).
Adaptez et renforcez vos dispositifs de surveillance si un bâtiment public change d’affection : Illustration notamment de gymnases réquisitionnés pour devenir, temporairement, des sites de consultation médicale avec espaces de stockage de matériels (masques, médicaments…) sources de convoitises.
> Christophe Bouillon, Président de l’Association des petites villes de France
La minute web : la continuité des services publics
Gardez un œil sur vos bâtiments publics
Même inoccupés en raison du confinement, vos bâtiments peuvent être l'objet d’actes de malveillance. Quelques conseils de prudence :
Vérifiez le bon fonctionnement des systèmes de détection existants incendie, intrusion, ainsi que le report à distance des alertes et l’actualisation du personnel d’astreinte (élus, agents) en capacité de recevoir et gérer les appels.Mettez en place des rondes quotidiennes afin d’identifier le plus en amont possible les anomalies éventuelles (vitres, portes cassées…) et y remédier rapidement (une mise à jour des consignes de surveillance est recommandée).Adaptez et renforcez vos dispositifs de surveillance si un bâtiment public change d’affection : Illustration notamment de gymnases réquisitionnés pour devenir, temporairement, des sites de consultation médicale avec espaces de stockage de matériels (masques, médicaments…) sources de convoitises.
Point de vue des experts
> Christophe Bouillon, Président de l’Association des petites villes de France
Il a fallu en urgence assurer la continuité de service public en tenant compte des situations individuelles des agents.
1/ Quels conseils, services apportez-vous quotidiennement à vos adhérents durant cette période de confinement ?
Les mesures évoluent chaque jour, nos adhérents ont besoin d'être accompagnés. C'est pour cela que nous proposons un décryptage quotidien des ordonnances et décrets. Nous travaillons de concert avec Me Bluteau pour alerter les élus sur des points juridiques particuliers. Certaines décisions ne sont pas faciles à suivre, telle celle sur les marchés. Ils ont été autorisés quelques temps sous réserve que les maires mettent en place des mesures pour espacer les étals et les clients. Certaines communes ont engagé des agents de sécurité pour faire respecter ces mesures. Les loueurs d'espace ont donc été confirmés, ils se sont approvisionnés,... puis au final les marchés sont interdits.
Une autre réflexion porte sur l'impact sur les finances locales que nous sommes en train d'analyser. Il semblerait que l'État ne compense pas les dépenses exceptionnelles engagées par les collectivités. Nous avons proposé au Premier ministre un changement de règle comptable pour que les collectivités utilisent une partie de leur budget investissement pour soutenir les entreprises locales sous forme de subvention.
Une autre réflexion porte sur l'impact sur les finances locales que nous sommes en train d'analyser. Il semblerait que l'État ne compense pas les dépenses exceptionnelles engagées par les collectivités. Nous avons proposé au Premier ministre un changement de règle comptable pour que les collectivités utilisent une partie de leur budget investissement pour soutenir les entreprises locales sous forme de subvention.
2/ Comment s'organise la gestion de crise dans les collectivités ?
Généralement la cellule de crise réunit le maire, un ou deux adjoints, le DGS, parfois le directeur des services techniques, le responsable du service propreté et l'agent en charge de l'état-civil. Nous constatons que les agents de l'état-civil sont parmi les plus mobilisés dans les mairies.
En grande majorité les maires sortants ont été réélus le 15 mars. Mais parfois certains élus battus doivent organiser leur cellule de crise avec leur successeur, ou dans l'attente d'un second tour qui leur est incertain. Une situation qui peut paraître difficile, mais la continuité du service public doit primer. Les élus savent faire primer l'intérêt général avant leur propre besoin.
En grande majorité les maires sortants ont été réélus le 15 mars. Mais parfois certains élus battus doivent organiser leur cellule de crise avec leur successeur, ou dans l'attente d'un second tour qui leur est incertain. Une situation qui peut paraître difficile, mais la continuité du service public doit primer. Les élus savent faire primer l'intérêt général avant leur propre besoin.
3/ Quelles urgences ont été traitées la 1re semaine de confinement ?
Il a fallu en urgence assurer la continuité de service public en tenant compte des situations individuelles des agents. Certains étaient mobilisables, d'autres devaient garder leurs enfants, d'autres encore ayant une santé fragile, ne pouvaient pas être sur le terrain, d'autres enfin pouvaient télétravailler. Quel que soit le degré d'implication de ces agents, il fallait les protéger et préserver leur santé.
Les collectivités ont organisé la solidarité. Des mesures exceptionnelles ont été prises, certaines d'entre elles en collaboration avec l'intercommunalité : portage de repas, garde des enfants de soignants, appel des personnes isolées, information des habitants, création d'un groupe Facebook pour encourager la solidarité entre voisins ... Nos maires se retroussent leurs manches et font preuve d'imagination pour protéger leurs administrés. Nous sommes heureux de pouvoir relayer leurs initiatives sur le site de l'APVF.
Les collectivités ont organisé la solidarité. Des mesures exceptionnelles ont été prises, certaines d'entre elles en collaboration avec l'intercommunalité : portage de repas, garde des enfants de soignants, appel des personnes isolées, information des habitants, création d'un groupe Facebook pour encourager la solidarité entre voisins ... Nos maires se retroussent leurs manches et font preuve d'imagination pour protéger leurs administrés. Nous sommes heureux de pouvoir relayer leurs initiatives sur le site de l'APVF.
> Jean-François Moisson, Maire d’Houlgate (Calvados)
Nous avons mis en place un numéro de téléphone pour les besoins d’ordre médical ou pour d’autres urgences.
1/ Comment vivez-vous ce confinement ?
C’est une situation particulière car je n’ai pas été réélu le 15 mars. Mais je reste maire jusqu’à l’installation du nouveau conseil municipal. Et c’est donc en responsabilité que je gère la crise pour maintenir la sécurité des administrés et des agents.
L’intérêt de la commune doit primer. C’est pour cela qu’au sein de la cellule de crise, je suis accompagné de ma première adjointe et de la DGS mais également de mon successeur et de la future première adjointe.
L’intérêt de la commune doit primer. C’est pour cela qu’au sein de la cellule de crise, je suis accompagné de ma première adjointe et de la DGS mais également de mon successeur et de la future première adjointe.
2/ Comment se répartissent les rôles ?
En tant que maire je continue à signer les arrêtés : fermeture des parcs, des salles municipales, de la plage,…
Nous avons repris la liste des administrés isolés inscrite dans le PCS et nous l’avons complétée de tous les administrés de plus de 70 ans inscrits sur les listes électorales, soit 650 personnes qu’un groupe de bénévoles a en charge d’appeler 2 fois par semaine pour savoir si elles ont besoin de médicaments, de courses, et tout simplement pour maintenir le lien. Un compte-rendu enregistré sur un serveur partagé est mis à jour à tout moment, j’ai donc une vision claire des besoins des administrés.
Les agents interviennent en dernier recours (après la famille, les voisins..) si les personnes isolées ne peuvent pas faire les courses. Pour cela, il faut absolument que les aliments soient désinfectés. J’ai fait installer 3 barnums dans la cour de l’école (1 pour le vestiaire, 1 pour la désinfection et 1 pour le séchage) afin que les aliments soient nettoyés par des agents protégés avant d’être triés et distribués. Mon mot d’ordre est tolérance zéro sur l’hygiène. Je suis salarié de SMACL Assurances et reste donc vigilant à ce que la collectivité ne puisse pas être mise en cause pour un défaut de sécurité.
Nous avons repris la liste des administrés isolés inscrite dans le PCS et nous l’avons complétée de tous les administrés de plus de 70 ans inscrits sur les listes électorales, soit 650 personnes qu’un groupe de bénévoles a en charge d’appeler 2 fois par semaine pour savoir si elles ont besoin de médicaments, de courses, et tout simplement pour maintenir le lien. Un compte-rendu enregistré sur un serveur partagé est mis à jour à tout moment, j’ai donc une vision claire des besoins des administrés.
Les agents interviennent en dernier recours (après la famille, les voisins..) si les personnes isolées ne peuvent pas faire les courses. Pour cela, il faut absolument que les aliments soient désinfectés. J’ai fait installer 3 barnums dans la cour de l’école (1 pour le vestiaire, 1 pour la désinfection et 1 pour le séchage) afin que les aliments soient nettoyés par des agents protégés avant d’être triés et distribués. Mon mot d’ordre est tolérance zéro sur l’hygiène. Je suis salarié de SMACL Assurances et reste donc vigilant à ce que la collectivité ne puisse pas être mise en cause pour un défaut de sécurité.
3/ Comment communiquez-vous auprès des administrés ?
Nous avons mis en place un numéro de téléphone pour les besoins d’ordre médical ou pour d’autres urgences. La cellule de crise se partage les permanences d’astreinte sur 12 heures. Les membres de cette cellule gèrent aussi une page Facebook "entraide COVID-19 HOULGATE". Pour finir, nous avons installé notre sono des commémorations sur une remorque. La camionnette de la municipalité circule une ou deux fois par semaine dans les rues pour diffuser les messages de prudence et rappeler l’existence du numéro d'urgence et surtout de rester confiné.
> Philippe Wimart-Rousseau, DGS de Cournon d’Auvergne (Puy-de-Dôme)
L’improvisation fait perdre beaucoup d’énergie et de temps.
1/ Vous êtes DGS d'une commune de 20 500 hab. Dans quel esprit vivez-vous cette période de confinement ?
Le maire a demandé aux 25 chefs de service de rester disponibles et mobilisables pendant la durée du confinement. La ville compte 600 agents si on inclut le CCAS, tous ne sont pas mobilisés à la même hauteur, et n’ont pas la même facilité avec le travail à distance. Le rôle des managers de proximité se révèle donc essentiel, ils doivent gérer l’opérationnel et animer le télétravail.
La répartition des tâches et la gestion des priorités sont prévues dans les différents plans que nous actualisons régulièrement. La ville de Cournon dispose d’un PCS, activé régulièrement pour des exercices demandés par la préfecture car nous avons un site sensible sur notre territoire. Pour cette situation, nous avons activé notre plan Pandémie préparé en 2009 dans le cadre de la menace de grippe H1N1. Nous avions donc un document cadre pour lancer le plan de continuité d’activité, il a été actualisé en collaboration avec les IRP, les élus, les agents …
La répartition des tâches et la gestion des priorités sont prévues dans les différents plans que nous actualisons régulièrement. La ville de Cournon dispose d’un PCS, activé régulièrement pour des exercices demandés par la préfecture car nous avons un site sensible sur notre territoire. Pour cette situation, nous avons activé notre plan Pandémie préparé en 2009 dans le cadre de la menace de grippe H1N1. Nous avions donc un document cadre pour lancer le plan de continuité d’activité, il a été actualisé en collaboration avec les IRP, les élus, les agents …
2/ La préparation est indispensable pour affronter ce type d’événement ?
Évidemment. Dans mes précédentes fonctions, j'ai participé à la gestion d'une pollution maritime (Plan Polmar) et d’une cellule de crise pendant une manifestation de routiers. Ces expériences sont essentielles pour appréhender la situation, pour distribuer les rôles et ajuster les décisions au besoin.
L’administration est une organisation. Les documents cadres sont indispensables. L’improvisation fait perdre beaucoup d’énergie et de temps, au moins 10 jours.
La solidarité entre collectivités est également importante, et ne s’improvise pas non plus. Les EHPAD se sont dépannés entre eux en masque et gel. Les habitudes prises entre les élus de la métropole Clermont-Auvergne facilitent les échanges.
L’administration est une organisation. Les documents cadres sont indispensables. L’improvisation fait perdre beaucoup d’énergie et de temps, au moins 10 jours.
La solidarité entre collectivités est également importante, et ne s’improvise pas non plus. Les EHPAD se sont dépannés entre eux en masque et gel. Les habitudes prises entre les élus de la métropole Clermont-Auvergne facilitent les échanges.
3/ La plupart des services sont en veille. Y a-t-il des activités supposées secondaires qui se révèlent pourtant essentielles ?
Oui par exemple les agents des espaces verts. Nous avons des espaces naturels sur le territoire. S’ils sont laissés à l’abandon, des nuisibles (rats, reptiles,…) peuvent s’y installer et se développer. Il est donc indispensable d’entretenir ces espaces.
Nous pouvons craindre également les intrusions malveillantes dans les bâtiments publics et les entreprises. Nous disposons d’une télésurveillance et surveillons également nos bâtiments, notamment les équipements sportifs. L’agent des services des sports tourne régulièrement dans nos sept gymnases.
Nous pouvons craindre également les intrusions malveillantes dans les bâtiments publics et les entreprises. Nous disposons d’une télésurveillance et surveillons également nos bâtiments, notamment les équipements sportifs. L’agent des services des sports tourne régulièrement dans nos sept gymnases.