Que doit contenir la convention d'occupation des locaux ?

Pour mener à bien son projet, une association recourt souvent à l'aide de la collectivité, notamment pour la mise à disposition de locaux. L'usage et surtout la prudence juridique conseillent de formaliser cette mise à disposition par écrit sous forme d'une convention d'occupation.

L'accompagnement d'une commune en direction de ses acteurs associatifs est prévu par le Code général des collectivités territoriales.

L'article L.2144-3  porte sur la mise à disposition de locaux communaux et précise : "le maire détermine les conditions dans lesquelles ces locaux peuvent être utilisés, compte tenu des nécessités de l'administration des propriétés communales, du fonctionnement des services et du maintien de l'ordre public. Le conseil municipal fixe, en tant que de besoin, la contribution due à raison de cette utilisation."
Si dans les faits la mise à disposition est à titre gratuit, la remise des clés intervient après signature d'une convention entre la commune (représentée par le maire) et l'association (représentée par le président) et parfois du règlement intérieur. Ce dernier n'est pas une obligation mais il est très utile pour rappeler les règles en matière de sécurité, d'utilisation et d'entretien des locaux.
 

Dispositions essentielles

La convention prévoit a minima :

• les conditions d’entrée et de sortie, avec notamment, en annexe, un état des lieux réalisé avant la remise des clés et après chaque occupation ;
• les clauses de mise à disposition : descriptif des locaux, tarif appliqué ou gratuité, obligations en termes d’utilisation (local et matériels), de respect des consignes et règles de sécurité ;
• les modalités d’entretien, de nettoyage et de rangement des locaux après utilisation ;
• les circonstances de renouvellement ou de résiliation de la convention. Ce point est fondamental car la mise à disposition est par définition temporaire et l’association n’a aucun droit au renouvellement tacite.

 

L'assurance évidemment

Un article spécifique est consacré à l'assurance. En effet, en cas de sinistre la responsabilité de l'association utilisatrice pourra être recherchée, tant par le propriétaire des lieux que par les tiers. L'association, en tant qu'occupante, répond de l'incendie et des dégradations des locaux, et en tant qu'organisatrice, des activités qui s'y déroulent, elle répond des éventuels accidents pouvant être causés aux participants ou aux spectateurs par exemple.
C'est pourquoi il est indispensable que l'association s’assure contre les risques de responsabilité civile et les risques locatifs auprès d’une compagnie d’assurances notoirement connue et solvable.
La convention rappelle cette obligation.
 

Commune et association sont assurées

L’assurance souscrite devra générer une couverture suffisante pour permettre la réparation des dommages (sur son mobilier, son matériel...) et l'indemnisation des tiers victimes.
L’association devra naturellement s’acquitter du paiement des primes et en justifier chaque année par remise à la mairie de l'attestation. Ce qui ne fait pas obstacle aux assurances souscrites par la collectivité pour ses propres risques.