Comment gérer déconfinement et gestion au quotidien ?
Publiée le 12/05/2020 -
La crise du Covid-19 et les mesures gouvernementales de confinement ont contraint les collectivités à adopter des mesures exceptionnelles. Des projets ont été abandonnés, des investissements sont reportés, mais il y a aussi le quotidien à gérer. Comment gère-t-on les permis de construire, quelles sont les mesures juridiques de suspension de chantier, quelles incidences sur le budget ?…
Jérôme Deschênes, DGS de Villedieu-les-Poêles
Pour notre maire comme pour ses nouveaux élus, il est urgent d’installer les conseils.
Vincent Corneloup, DSC Avocats, Dijon
Ne pas hésiter à recourir au référé-constat.
Renaud Prouveur, PDG de Spallian
TellMyCity est un atout pour la continuité du service public et sa reprise progressive.
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La minute web : les impacts de la crise pour les collectivités avant le déconfinement
Point de vue des experts
Jérôme Deschênes, DGS de Villedieu-les-Poêles
Pour notre maire comme pour ses nouveaux élus, il est urgent d’installer les conseils.
Le confinement et la gestion de crise ont-ils perturbé le quotidien de votre commune ?
Nous n’avions pas élaboré de PCA qui nous permette de déterminer comment fonctionner en mode dégradé. Dans l’urgence, nous nous sommes inspirés sur les bonnes pratiques des collègues DGS échangées sur les plateformes professionnelles pour élaborer celui de la commune.
Un certain nombre de services essentiels sont restés en activité : l’état-civil, la propreté de la voirie, l’eau et assainissement (nous sommes une commune de 4 000 hab. mais nous avons conservé cette compétence), la police municipale, les RH, le personnel des écoles, la comptabilité… Notre maire a voulu que ce service honore au mieux les factures pour ne pas pénaliser le tissu économique local.
Un certain nombre de services essentiels sont restés en activité : l’état-civil, la propreté de la voirie, l’eau et assainissement (nous sommes une commune de 4 000 hab. mais nous avons conservé cette compétence), la police municipale, les RH, le personnel des écoles, la comptabilité… Notre maire a voulu que ce service honore au mieux les factures pour ne pas pénaliser le tissu économique local.
Des projets ont-ils été reportés ?
Oui, les investissements sont stoppés ou reportés puisqu’on ne pouvait pas envisager de chantiers importants durant le confinement. Nous n’avons pas lancé de consultation, pour éviter les procédures infructueuses. Aussi, le budget investissement est revu, contrairement au budget fonctionnement qui n’a pas trop souffert de la crise.
La continuité d’activité a-t-elle été facilitée par le télétravail ?
Oui, car, pour le coup, nous avions anticipé sans savoir que cela servirait pour cette crise. En effet, depuis deux ans, j’encourage mes services à passer au 0 papier et à moderniser nos organisations. Une partie de nos élus est encore en activité et a l’habitude de la signature électronique et des échanges dématérialisés. Il y avait donc un mouvement favorable pour la dématérialisation. D’ailleurs nous avons été moteurs dans l’utilisation du logiciel Comedec (Communication électronique des données de l’état civil). Nous attendons avec impatience les plateformes d’échanges des documents d’urbanisme qui complèteront cette dynamique.
Dans quel esprit envisagez-vous l’installation du nouveau conseil municipal ?
Notre maire a été reconduit mais la première adjointe et l’adjoint aux finances ont choisi d’arrêter. Or, ils sont sur le pont, comme tous les membres de notre comité de crise, depuis le premier jour du confinement. Et alors que les élus issus de l’élection du 15 mars attendent avec impatience de pouvoir œuvrer pour la commune. Pour notre maire comme pour ses nouveaux élus, il est urgent d’installer les équipes.
Vincent Corneloup, DSC Avocats, Dijon
Ne pas hésiter à recourir au référé-constat.
Les services des collectivités sont concentrés sur les mesures d'urgence. Cela signifie-t-il que tous les contrats, chantiers, etc. sont en sommeil ?
Certaines collectivités, pas forcément les plus grandes, ont continué à travailler quasiment comme d’habitude grâce à la dématérialisation et au télétravail qui avaient été organisés avant la crise. D’autres n'ont pu gérer que les urgences, ce qui représente déjà un volume d’activité important.
L’arrêté du 14 mars puis le décret du 23 mars 2020 ont fixé les activités qui ne pouvaient pas continuer. Les chantiers n’étaient pas concernés par les interdictions fixées, mais dans les faits, le respect des gestes barrières les ont contraints à l’arrêt. Ainsi, dans les premières semaines de confinement, très peu de chantiers ont continué.
Les règles ont été adaptées en conséquence. Ainsi, l’ordonnance n° 2020-319 du 25 mars 2020 permet par exemple la prolongation de la durée d’exécution à la demande du titulaire, l’absence de sanction financière pour non-exécution du contrat, la possibilité de payer des avances pour plus de 60 % du montant du marché, etc.
De manière générale, le gouvernement a pris rapidement de nombreux textes pour faire face à cette situation inédite mais les collectivités ont souvent eu du mal à les appréhender en raison de leur nombre et de leur complexité. Nous avons donc réalisé des notes de synthèse pour nos clients car les interrogations étaient nombreuses. Cela a été particulièrement le cas des petites collectivités qui n’ont pas les équipes nécessaires pour décrypter les textes alors même qu’elles étaient évidemment concernées au même titre que les plus grandes.
Et comme tout cela a eu lieu dans l’attente du second tour des élections municipales, l’on peut finalement se dire que la situation pouvait difficilement être pire pour les collectivités. Mais elles ont réussi à faire face.
L’arrêté du 14 mars puis le décret du 23 mars 2020 ont fixé les activités qui ne pouvaient pas continuer. Les chantiers n’étaient pas concernés par les interdictions fixées, mais dans les faits, le respect des gestes barrières les ont contraints à l’arrêt. Ainsi, dans les premières semaines de confinement, très peu de chantiers ont continué.
Les règles ont été adaptées en conséquence. Ainsi, l’ordonnance n° 2020-319 du 25 mars 2020 permet par exemple la prolongation de la durée d’exécution à la demande du titulaire, l’absence de sanction financière pour non-exécution du contrat, la possibilité de payer des avances pour plus de 60 % du montant du marché, etc.
De manière générale, le gouvernement a pris rapidement de nombreux textes pour faire face à cette situation inédite mais les collectivités ont souvent eu du mal à les appréhender en raison de leur nombre et de leur complexité. Nous avons donc réalisé des notes de synthèse pour nos clients car les interrogations étaient nombreuses. Cela a été particulièrement le cas des petites collectivités qui n’ont pas les équipes nécessaires pour décrypter les textes alors même qu’elles étaient évidemment concernées au même titre que les plus grandes.
Et comme tout cela a eu lieu dans l’attente du second tour des élections municipales, l’on peut finalement se dire que la situation pouvait difficilement être pire pour les collectivités. Mais elles ont réussi à faire face.
Donc les collectivités ont pu lancer des consultations ?
D’un point de vue juridique, oui. Toutefois, dans les faits, il y a un risque d’infructuosité ou de piètre qualité des réponses puisque toutes les entreprises n’ont pas été en mesure de pouvoir répondre.
Il y a ainsi des situations d’urgence auxquelles il faut faire face. Par exemple, le cas d’une collectivité qui doit renouveler le marché de maintenance du chauffage urbain. Ce marché doit impérativement être lancé au printemps pour que le nouveau titulaire soit désigné avant la nouvelle période de chauffe à l’automne. Mais il ne pouvait raisonnement pas l’être pendant le confinement car les candidats doivent notamment venir visiter les installations. À mon sens, l'on est en présence d’une circonstance exceptionnelle qui permet de contourner les procédures classiques d’appel d’offres : la collectivité va signer un avenant avec son prestataire pour prolonger le contrat en cours d’un an.
Il y a ainsi des situations d’urgence auxquelles il faut faire face. Par exemple, le cas d’une collectivité qui doit renouveler le marché de maintenance du chauffage urbain. Ce marché doit impérativement être lancé au printemps pour que le nouveau titulaire soit désigné avant la nouvelle période de chauffe à l’automne. Mais il ne pouvait raisonnement pas l’être pendant le confinement car les candidats doivent notamment venir visiter les installations. À mon sens, l'on est en présence d’une circonstance exceptionnelle qui permet de contourner les procédures classiques d’appel d’offres : la collectivité va signer un avenant avec son prestataire pour prolonger le contrat en cours d’un an.
À propos des chantiers de construction, faut-il faire constater les dommages qui auraient pu apparaître pendant le confinement ?
Peu de collectivités ont réalisé des constats de l’état des travaux lorsqu’ils ont été arrêtés car le confinement a été très soudain : annoncé le lundi 16 mars à 20h pour une prise d’effet le lendemain à midi.
Avance la reprise du chantier, il faut s’assurer dans la mesure du possible qu’aucun dommage n’est intervenu (l’analyse du dernier compte-rendu de chantier avant le confinement peut être une source de comparaison avec ce qui est constaté).
Il est dans l’intérêt de toutes les parties que l’état des travaux avant la reprise soit acté, selon les circonstances, soit par un constat contradictoire, soit par un constat d’huissier, soit même par l’intermédiaire d’un référé-constat. Enfin, tout projet de reprise de chantier sera soumis à l’avis du coordonnateur SPS. Il portera son attention notamment sur la capacité des intervenants à respecter les gestes barrières. En cas de doute, il ne donnera pas son aval.
Avance la reprise du chantier, il faut s’assurer dans la mesure du possible qu’aucun dommage n’est intervenu (l’analyse du dernier compte-rendu de chantier avant le confinement peut être une source de comparaison avec ce qui est constaté).
Il est dans l’intérêt de toutes les parties que l’état des travaux avant la reprise soit acté, selon les circonstances, soit par un constat contradictoire, soit par un constat d’huissier, soit même par l’intermédiaire d’un référé-constat. Enfin, tout projet de reprise de chantier sera soumis à l’avis du coordonnateur SPS. Il portera son attention notamment sur la capacité des intervenants à respecter les gestes barrières. En cas de doute, il ne donnera pas son aval.
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Renaud Prouveur, PDG de Spallian
TellMyCity est un atout pour la continuité du service public et sa reprise progressive.
Les collectivités dotées d’outils de démocratie participative se sont appuyées sur ces derniers pour maintenir le lien avec leurs administrés. Quels usages étaient les plus courants ?
En cette période de sortie de crise, l’application TellMyCity développée par Spallian, est un formidable vecteur de communication sur les mesures sanitaires et initiatives mises en place dans les collectivités. Certaines, comme Arras, ont utilisé l’application comme centre d’informations. Plus facile à utiliser que les réseaux sociaux, elle permet à toutes les générations de prendre connaissance, en direct, des informations importantes communiquées par la ville. Par ailleurs, les habitants ont pu, grâce à une catégorie particulière, porter à connaissance des pouvoirs publics des initiatives ou des personnes isolées en situation difficile.
En dehors des situations de crise, quelles sont les applications possibles ?
TellMyCity n’est pas seulement une application de participation citoyenne mais aussi une plateforme de suivi en temps réel des actions réalisées par les délégataires de service public, qui indique notamment les temps d’intervention et la qualité des prestations réalisées. La crise actuelle la rend encore plus utile dans la mesure où elle permet de gérer les prestations à réaliser à distance et même de les répartir entre les différents agents. TellMyCity est un atout pour la continuité du service public et sa reprise progressive.
Grâce à TellMyCity, les collectivités sont accompagnées pour mettre en place une politique de qualité innovante permettant d’une part de faciliter au quotidien le travail des agents de la ville ou de l’EPCI et, d’autre part, de valider avec rigueur les obligations contractuelles des délégataires.
Grâce à TellMyCity, les collectivités sont accompagnées pour mettre en place une politique de qualité innovante permettant d’une part de faciliter au quotidien le travail des agents de la ville ou de l’EPCI et, d’autre part, de valider avec rigueur les obligations contractuelles des délégataires.
Dans quelle mesure les outils comme Tell my city peuvent être utiles dans cette nouvelle vie qui commence ?
Les Français, pour leur majorité, ne veulent pas revenir au monde d’avant mais réinventer leur façon de vivre, notamment la ville. TellMyCity fait d’eux des acteurs de la valorisation et de la protection des espaces partagés.
Dans le monde d’après, les habitants sont plus impliqués dans la vie urbaine et les services publics, plus à l’écoute des préoccupations des citoyens.
Dans le monde d’après, les habitants sont plus impliqués dans la vie urbaine et les services publics, plus à l’écoute des préoccupations des citoyens.
BON À SAVOIR
TellMyCity est une application d’information et d’alerte en temps réel.
Elle permet aux citoyens de communiquer avec les services municipaux. Chacun peut signaler, suggérer ou féliciter la collectivité. Chaque communication est répertoriée en catégories définies et peut être accompagnée de photos et d’un court texte afin d’être la plus précise possible.
Par ailleurs, TellMyCity permet aux services municipaux ou intercommunaux d’envoyer des alertes ou des news et d’organiser des consultations publiques. L’application offre ainsi un lien constant entre la collectivité et les citoyens.
En savoir +
Elle permet aux citoyens de communiquer avec les services municipaux. Chacun peut signaler, suggérer ou féliciter la collectivité. Chaque communication est répertoriée en catégories définies et peut être accompagnée de photos et d’un court texte afin d’être la plus précise possible.
Par ailleurs, TellMyCity permet aux services municipaux ou intercommunaux d’envoyer des alertes ou des news et d’organiser des consultations publiques. L’application offre ainsi un lien constant entre la collectivité et les citoyens.
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La boîte à outils
>> Téléchargez le guide pratique du déconfinement Comment préparer la reprise d’activité ?
Dans les collectivités locales et leurs établissements publics
Ce guide, issu d'une collaboration entre plusieurs centres de gestion réunis au sein de la commission Santé de l'ANDCDG (Association des directeurs des centres de gestion) et de la FNCDG (Fédération nationale des centres de gestion), aborde la préparation de la reprise d'activité dans les collectivités locales et leurs établissements publics, suite à la période de confinement.
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>> Téléchargez le guide de bonnes pratiques Construction de SMACL Assurances
Dans les collectivités locales et leurs établissements publics
Ce guide, issu d'une collaboration entre plusieurs centres de gestion réunis au sein de la commission Santé de l'ANDCDG (Association des directeurs des centres de gestion) et de la FNCDG (Fédération nationale des centres de gestion), aborde la préparation de la reprise d'activité dans les collectivités locales et leurs établissements publics, suite à la période de confinement.
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